TÌM HIỂU VỀ NGHỀ LỄ TÂN LỮ HÀNH | BÀI TẬP MÔN LỄ TÂN DU LỊCH | VHS

3.2 Vai trò nhiệm vụ và các công việc chính của bộ phận lễ tân lữ hành
3.2.1 Nhân viên tiếp đón khách tại văn phòng doanh nghiệp lữ hành
Hiện nay, thuật ngữ “lễ tân lữ hành” vẫn còn nhiều tranh cãi. Khác với các hoạt động kinh doanh khác của du lịch như nhà hàng, khách sạn, sản phẩm của công ty lữ hành là sản phẩm trung gian và sản phẩm trọn gói. Hai loại sản phẩm này đều là hoạt động kết nối và bán sản phẩm của các đối tác dịch vụ du lịch. Do đó, sản phẩm lữ hành còn mang tính vô hình hơn các sản phẩm du lịch khác, quá trình từ lựa chọn đến tiêu thụ sản phẩm mất thời gian khá dài và mất nhiều công sức. Do đó, người làm hoạt động lễ tân của công ty lữ hành thường không phải kiêm nhiệm luôn việc bán sản phẩm như các hoạt động nhà hàng, khách sạn. Lúc này, nhiệm vụ lễ tân chủ yếu là tiếp đón và kết nối khách hàng với các bộ phận chức năng của công ty.
Các công việc nhân viên tiếp đón của doanh nghiệp du lịch thường làm là:
Trực tổng đài và xử lý thông tin
– Tiếp nhận các cuộc điện thoại gọi đến công ty và chuyển cuộc gọi cho đúng bộ phận có trách nhiệm.
– Xin đầy đủ thông tin của người gọi, mục đích cuộc gọi và ghi chép vào nhật ký điện thoại trong trường hợp không thể chuyển cuộc gọi trực tiếp cho bộ phận liên quan.
– Lưu đầy đủ, chính xác và chuyển ngay lời nhắn đến đúng người được gọi.
Tiếp đón, hướng dẫn khách đến giao dịch, liên hệ công việc.
– Đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại công ty và thông báo cho các bộ phận có liên quan.
– Tiếp nhận thông tin, thắc mắc của khách hàng chuyển cho đơn vị chức năng giải quyết, giải đáp thắc mắc trong phạm vi cho phép.
Trong phần việc này, người tiếp đón khách cần phải hỏi được thông tin sơ bộ của khách như:
• Đối với khách lẻ:
+ Thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ mail
+ Dự tính thời gian khởi hành
+ Nhu cầu tham quan và nhu cầu dịch vụ
Giới thiệu cho khách những chương trình phù hợp hiện có của doanh nghiệp, chuyển thông tin của khách đến bộ phận chức năng giải quyết.
• Đối với khách đoàn:
+ Thông tin liên hệ với người chịu trách nhiệm chính
+ Số lượng khách
+ Quốc tịch, ngôn ngữ
+ Thời gian khởi hành
+ Các yêu cầu về hướng dẫn, phương tiện vận chuyển, cơ sở lưu trú, ăn uống và các yêu cầu đặc biệt khác
Sau đó nhanh chóng báo cho bộ phận làm khách đoàn tiếp nhận thông tin và thực hiện theo yêu cầu của khách.
Thực hiện công tác văn thư
– Thực hiện công tác văn thư và một số công việc văn phòng theo sự phân công của phòng Hành chính Nhân sự

Nguồn: https://almisnad-rifaat.com

Xem thêm bài viết khác: https://almisnad-rifaat.com/du-lich/